第 12 章 制作法律工作文档：Word、Excel、PPT
法律工作的结果经常需要同时交付三种文件：便于逐条修改的文书、便于筛选核对的台账，以及便于开会说明的演示材料。WorkBuddy可以把同一批经过确认的内容组织成不同文件，但“生成成功”与“可以交付”之间还隔着内容对账和实际打开检查。本章以合同审查和企业风险汇报为例，完成一套相互对应的交付包。文中的操作结果须实际打开文件检查。
一次合同审查怎样变成三件交付物
准备一份允许用于演示的服务采购合同副本、一张已经人工确认的风险记录表，以及所在团队的文书格式说明。合同原件不直接作为写入对象。先确定代表采购方还是供应方；同样的验收期限，对不同立场可能有不同评价。演示中只使用匿名主体，不需要提供联系人、账户和真实报价。
输入材料分为两层：合同用于核对原文，风险记录用于说明已经采用的意见。不要把AI此前提出的全部意见都当成律师已接受的结论。如果材料仍有未确认的验收标准，应保留“待确认”，不能为了让文件完整而填入一套自行生成的条件。
读取指定的合同副本、已确认风险表和格式说明，先核对文件清单。
本次代表采购方。以已确认风险表为内容依据，制作交付包：
1. Word审查说明：结论、需优先处理的条款、逐项意见、待确认事项；
2. Excel风险台账：编号、条款位置、原文、问题、建议、处理状态；
3. 6页汇报PPT：结论、交易背景、三个重点风险、下一步。
先提交内容对应表和PPT逐页大纲，暂不生成最终文件。
原件不修改；缺少依据的事项列入待确认，不补造金额或交易条件。
先看对应表，而不是先挑配色。每个风险编号应能够从PPT回到Excel，再由Excel定位合同条款。如果Word写“验收标准缺失”，PPT却写“验收标准已达成一致”，就需要在生成文件前纠正。经过人工确认，再要求分别生成文件并列出保存位置。
Word：让意见落在读者能核对的位置
第5章示例通过腾讯电子签AI助手，在WorkBuddy任务中输出带批注的Word合同及Excel汇总表。这里的合同专业能力来自所调用的电子签助手，不能把画面中的全部功能笼统归为WorkBuddy原生能力。读者尚未接入该助手时，可以先生成独立审查说明，接入方法和完整合同链见第15章。
正式排版前，把标题层级、正文样式、表格样式、页码与页边距一次交代清楚。需要批注时，明确保留原文，不把“批注”自动变成直接替换正文。需要修订稿时，另外生成修订版，说明采用哪些意见。两种产物不能只靠文件名中的“最新版”区分。
检查时在Office或WPS中实际打开文档。重点看批注是否锚定对应条款，长表格有没有截断，页眉页脚是否带入其他客户名称。若交付PDF，另行打开导出版，核对批注是否按预期保留或隐藏。转换过程可能改变分页，不能用Word中的页码直接替代PDF页码。
Excel：先对账，再做统计
Excel的价值是记录和追踪。风险表提供条款位置、风险等级、风险描述和修改建议；实际项目可再补处理人、处理状态及回复日期。不要因为存在一列“风险等级”就认为已经完成专业分级。等级应当有理由，管理层采用前仍由法律人确认。
要求一条风险一行、同一事项保持稳定编号。条款位置、日期和金额应保留原文与标准化字段，便于回查。合并单元格虽然看起来整齐，却会影响筛选；正文台账宜保持连续表头，展示版可以另做。对于金额统计，要说明是否含税、是否包含重复记录，以及“合同金额”和“风险敞口”是否属于同一口径。
核对Word审查说明与Excel台账：逐项比较风险编号、条款位置、
金额、建议和处理状态。另列遗漏、重复和内容不一致三类差异。
统计只使用人工确认纳入的记录；空白不是零，待确认不计为已解决。
企业风险汇报强调，风险等级应综合影响程度、发生条件、紧迫程度和可控性。台账可以帮助排序，但不要把几个颜色或未经解释的分值当成决策依据。数据较少时，清晰列表往往比复杂图表更有用。
PPT：把底稿变成可以讨论的决定
这对法律汇报尤其重要。先说明受众和本次希望形成的决定：管理层要决定是否接受某项风险，业务人员要确认哪些交易条件，律师团队要讨论哪些论证。三种目的不能共用一套全是法条的页面。
每页表达一个结论，并保留简短出处编号。详细合同原文放在附录或配套底稿，主页面说明“问题是什么、会影响什么、需要谁做什么”。对于还未取得供应方同意的建议，写成“拟提议”，不能展示成已经达成的交易条件。讲述顺序可采用结论、依据、备选方案、下一步，而不必照搬合同章节顺序。
生成后逐页查看演示效果，尤其检查长条款、数字、图例和注释。用图表示风险时，必须能解释图中数量来自哪些记录；不要把“高、中、低”强行当成连续数值计算。若还要提供培训版，应另建版本，删除项目内部意见及不适合公开的素材。
交付检查与常见返工
一套合格交付包应有三份文件、一张文件清单和一份尚未解决事项说明。文件清单登记版本、用途、内容依据及检查结果。交付前抽查一条重点风险，走完整条路径：PPT观点→Excel记录→Word批注或说明→合同原文。无法走通，就先补出处，而不是增加说明文字掩盖缺口。
常见返工包括：Word只有文字没有有效批注；Excel数字被识别成文本导致求和错误；PPT显示完整却在导出时缺字体；三个文件沿用了不同轮次的意见。解决方法是指定一个内容主版本，派生文件都从它生成；内容变化时只更新相关项，并重新检查三个文件之间的一致性。文件能打开、内容一致、出处可查，才是办公三件套任务的完成标准。