第 18 章 移动办公：远程处理文件与客户沟通
出差时临时需要电脑里的合同，不必立刻把全部案卷同步到手机。它与手机远程操控鼠标不同，也与把文件全部上传云端不同。先分清执行位置，才能判断任务是否能完成、材料经过哪里，以及结果是否适合转发。
场景一：在客户现场找到正确的文件
演示任务设定为：需要一份已经确认可供本次沟通使用的采购合同审查说明，但办公室电脑里有多个版本。准备工作包括登录相应移动入口，确认电脑在线、WorkBuddy正在运行，并已授权读取目标项目目录。具体接入步骤见第9章，本章不重新讲安装。
本机模式适合访问已授权电脑目录；云端模式适合公开检索和轻量文本，不能据此假定能直接读取本机文件。即使任务在本机发起，所用模型、连接器和回传渠道仍可能涉及外部服务；“本机执行”不能简单等同于全部数据从不离开电脑。涉及客户材料时，应先按组织要求确认可用范围。
只在[明确项目目录]中查找本次采购合同审查说明，不扫描其他项目。
先返回候选文件名、路径、修改时间、大小及匹配原因，不修改文件。
优先读取README或采用记录，确认哪个版本已获采用；
没有采用依据时列出差异，不能仅按最高版本号或最近修改时间选定。
不要向任何客户或群聊发送文件。
候选清单返回后，人工确认文件，再要求读取。手机屏幕较小，可以先看结论、文件头和待确认项，必要时查看原页截图。需要取回文件时，复制到单独输出目录，保留原件；回传内容只包括本次任务需要的文件，不顺手打包整个项目。取到文件并不代表它已通过交付审核，仍要核对身份信息、版本和可见范围。
场景二：把合同意见整理成客户看得懂的回复
本例采用服务采购合同的沟通案例：目前不建议按现有版本签署，因为合同要求交付后五个工作日内完成验收、书面通过后支付尾款，但附件尚未列明具体验收标准。业务人员还需确认五个工作日是否足够，供应商是否接受补充标准也未确定。
这个案例中的专业意见已经形成，AI的任务是解释清楚，而不是重新决定可否签署。微信回复演示使用元宝；如果把同样的已确认意见交给WorkBuddy整理，属于本章的流程改写，不能把元宝截图标作WorkBuddy界面。
将以下已确认意见整理成一段客户微信回复，只生成草稿：
先回答目前能否按现版本签署，再解释原因，最后说明客户要确认什么。
已确认：暂不建议按现版本签署，应先明确验收标准。
草案约定：交付后五个工作日验收，书面通过后支付尾款。
待确认：业务需要的验收时间；供应商是否同意补充附件标准。
不新增法律判断，不把待协商事项写成已达成一致，不承诺结果。
审阅草稿时重点看语气是否改变专业结论。例如“建议先明确再签”不能改成“合同无效”，“五个工作日是否足够待确认”不能改成“五个工作日已经太短”。如果客户只需要一句结论，可以精简篇幅，但保留条件和下一步。完整合同未必需要进入本轮对话，仅提供沟通所需背景和已确认意见即可。
场景三：整理零散消息，形成可跟进清单
外出一天可能收到多段邮件、群消息和文件。先限定本轮允许读取的会话或导出材料，再让AI按事项归并。不同客户、不同项目和不同版本分开，不能因为用了相似词就合并任务。转发消息也要区分原发言人和转发人，不能把转述写成客户直接确认。
仅依据指定的消息导出材料，按项目和事项整理：
已确认需求、对方提供的信息、我方已承诺事项、待确认问题、建议下一步。
每条附消息时间和出处位置。缺负责人或日期时写待确认。
相对时间保留原话并注明基准日期，不猜截止时间。
输出待办草稿和回复草稿，不发送、不创建远端任务。
消息中的“看看能不能”“我回去确认”属于建议或待核，并不等于正式接受任务。归并后人工筛选哪些是已承诺事项，哪些只是对方设想。需要写入协作系统时再核对负责人、时间、目标清单和权限，具体协作链见第20章。
长任务如何通过手机继续推进
批量转换文档、整理大目录、处理录音等任务可能持续较久。启动时要求阶段汇报、输出位置及失败清单，而不是只留一句“处理完告诉我”。建议进度按已完成、失败、未开始、等待人工四类报告，并写实际产物位置。网络中断后先查任务状态，再决定是否重试，避免重复生成或重复写入。
遇到登录、覆盖、签署、发送或发布等动作，手机端应能够看见对象和影响范围。仅有“继续”两个字可能无法说明继续哪个动作；在多个任务并行时，更应明确任务标识与当前步骤。实际授权以用户已确认范围为准，不把一次读取许可扩大为长期访问所有目录。
验收与故障排查
本章交付应有目标文件或摘要、版本依据、客户回复草稿、事项表和未完成项。文件无法读取时，先检查电脑是否在线、应用是否可响应、当前是否选了本机模式、目录权限是否正确，再看文件本身是否受保护。不要通过扩大整个磁盘权限来掩盖路径写错的问题。
语音输入的金额、日期、否定词和文件名要特别核对；“不要发送”识别成“要发送”会改变任务性质。文件回传失败，也不能宣称客户已收到。常见错误是云端任务找本机路径、凭修改时间选最终版、把工作稿当可转发稿，以及把AI生成的礼貌表达变成额外承诺。用一个不含敏感信息的小文件先验证通路，再处理真正需要的材料，更容易发现具体阻碍。