第 20 章 处理会议与法务协作：从记录到行动
会议转写完整，不意味着大家知道下一步做什么。法务协作要把讨论、决定、待确认和行动分开，再把真正确认的行动写到对应系统。本章采用“会议记录—纪要—确认—任务—跟进—交接”的顺序。
会前先明确希望解决什么
演示场景是产品合规讨论：业务与技术团队先说明产品方案和技术事实，法务识别需要进一步研究的问题，再分配材料准备和反馈工作。会上可能提到海外销售与数据保存期限，但尚未形成最终方案。不要把“讨论过”写成“已批准”。本文不使用示例中的人物身份作现实人员匹配，而按产品负责人、技术负责人、法务负责人三个角色讲解。
准备会议议程、既有方案、上次决定和资料清单。创建会议前核对主题、日期、时区、参会范围、时长与录制安排。腾讯会议的创建、录制和转写属于腾讯会议能力；日历邀请和会议室安排通常属于相应协作系统；WorkBuddy负责调用、整理和生成产物。实际能力取决于连接器、账号和权限，接入步骤见第8章。
为产品合规讨论准备45分钟议程，读取指定方案与上次记录。
本次目标：确认技术事实、列研究问题、分配材料准备任务。
输出议题、要回答的问题、需作出的决定、会前材料和预计时长。
把建议与已确认事实分开；先生成会议与邀请草稿，不自行通知参会人。
获取记录：先确认会议，再读取产物
录制和转写前说明用途及查阅范围，按组织要求和会议实际安排处理。会后先用主题、时间、主持人或会议号核对目标，再查询录制和转写。没有权限时记录缺少的授权，不以其他会话截图替代未经允许读取的会议材料。会议号、会议内部标识、录制标识和查询时间应保留，便于排错。
平台智能纪要可以作为入口，但关键数字、责任人与否定句要回到逐字稿或录音核验。听不清的词写待核，不能根据职业常识补成确定术语。逐字稿尚未生成时可以稍后重查，不宣称会议没有录制；反之，有录制也不等于当前账号已取得全文。
纪要：让不同性质的信息各有位置
本例先让WorkBuddy完整读取会议材料，再梳理内容。第一轮不急着写漂亮纪要，先检查读取范围与缺段。把现状事实、设想方案、已确认决定、行动项和未决问题分别列出，并在关键条目旁附发言时间或材料位置。
依据指定会议逐字稿生成纪要审阅稿，不只依赖平台摘要。
输出基本信息、议题摘要、决定表、行动表、未决问题和待核转写。
决定表写决定内容、作出者及出处时间；行动表写事项、负责人、期限、
交付物和依赖。没有明确负责人的写待认领，没有明确日期的写待确认。
海外销售和数据保存期限若只讨论未决定，保留为未决，不替团队作选择。
“技术团队可以提供一份说明”与“技术负责人承诺周五提交说明”不同。缺少明确承诺时，不用语气推定期限。会议上表达的一种看法也不能写成法律结论，尤其产品事实仍待补充时，法务研究方向和正式意见必须分开。
从确认纪要到任务系统
先让相关人员核对纪要，再生成任务导入预览。飞书文档用于承载确认稿，任务或多维表格用于跟踪执行，消息用于通知；不是把同一段内容无差别复制到所有地方。沿用既有任务编号，避免标题稍改就新建一条。
仅从确认版纪要提取行动项，生成导入预览。
显示标题、负责人、绝对日期、交付物、依赖、出处会议和已有任务标识。
负责人、日期或目标清单未确认的先列待补充，不创建。
确认后只写入指定清单，回报成功、失败、跳过、重复及任务链接；不发催办。
重复执行时用会议标识与行动项稳定序号关联；如果事项实质相同，应更新已有任务而非再次创建。部分成功时只重试失败部分。回读写入结果，核对负责人和截止日，不能只根据接口返回成功就结束。相关防重复和断点设计见第26章。
项目跟进：报告变化，而不是堆叠聊天
本例强调法务项目中任务没人认领、进度看不清和交接断层。可以让WorkBuddy从已确认任务表、会议决定和本轮材料中生成周报，但不能把某人在群里说“快好了”自动改成完成。任务状态应有完成依据：提交的文件、确认意见或相应系统记录。
进度表保留任务、负责人、计划期限、当前状态、完成证据、阻碍和下一步。延期说明区分事实与建议；需要管理层决定时，写具体需要什么支持，而不泛泛写“请重视”。管理层汇报只提关键变化、风险和待决定事项，详细聊天不宜直接放入。
会后通知可以生成两个版本：参会人版包括确认决定、行动项和纪要入口；管理层版包括关键进展、风险和需支持事项。发送前核对对象与可见范围，不带入未经确认责任、内部争议原话或不应扩散的录制链接。生成草稿与发送是两件事。
交接与复核
交接至少说明当前目标、已采用方案、材料位置、未完成事项、下一步和需要接手人确认的条件。链接要实际能打开，文件版本要明确；“资料都在群里”不构成可用交接。对缺件和失败如实登记，不把接手人必须重新查的内容藏在一段顺畅总结中。
本章交付会议准备卡、核对后的逐字稿或引用位置、纪要、决定表、行动表、导入与回读记录、通知草稿及交接单。常见错误是把建议当决定、把提及某人当分派任务、把完成草稿当任务完成，以及重复创建提醒。验收时抽查一条决定和一条任务，确认能回到真实发言，并由相关人员确认表述与安排。